16/01/25 D&C Atualiza

Implantação de um ERP: Antes da contratação

Quando surge a necessidade de implantar um sistema de gestão empresarial (ERP), existem algumas etapas de extrema importância antes da contratação de um fornecedor.

I. Levantamento preciso dos requisitos da empresa:

Um ERP é um sistema de gestão empresarial que tem a finalidade de organizar as informações para um melhor controle e gerenciamento interno da empresa, centralizando a cadeia de suprimentos, sistemas de finanças, contabilidade, fiscal, jurídico, logística, recursos humanos, entre outros diversos processos.

Assim, um pressuposto para que se saiba o que contratar é conhecer os processos da empresa que serão instrumentalizados pelo sistema de gestão empresarial.

Portanto, o primeiro passo na contratação de um ERP é o levantamento dos requisitos da empresa, estabelecendo as funcionalidades que o sistema precisa desempenhar para que possa ser útil à contratante. Isso inclui identificar como diferentes áreas da empresa interagem entre si, quais processos devem ser automatizados, quais informações são essenciais para a tomada de decisão e quais são as expectativas em termos de eficiência e eventual integração com outros sistemas pré-existentes.

  • Definição clara do escopo
  • Cronograma realista
  • Comunicação transparente
  • Alinhamento de recursos
  • Expectativas de desempenho
  • Treinamento e capacitação
  • Gestão de mudanças
  • Planejamento de testes
  • Suporte pós-implantação
  • Documentação completa
II. Concorrência entre possíveis fornecedores:

Existem inúmeros fornecedores de ERP, de maneira que, com as necessidades da empresa bem definidas, é importante abrir uma concorrência entre possíveis empresas, realizando uma tomada de preços.

A concorrência facilita a avaliação detalhada dos custos envolvidos e dos benefícios oferecidos por cada fornecedor. Os ERPs usualmente partem de um software padrão, que pode ser customizado para atender às necessidades indicadas pela empresa contratante. Assim, diferentes fornecedores oferecerão soluções distintas para atender à empresa interessada na aquisição do sistema.

Para tornar a concorrência mais eficiente, é importante que as informações sobre o levantamento das necessidades do negócio enviadas para cada fornecedor sejam idênticas, para que as propostas recebidas sejam comparáveis.

Exemplo de matriz de comparação de fornecedores:

Fornecedor

Custo Aderência Suporte Técnico Tempo de Implantação Necessidade de Customizações

Fornecedor A

R$ 500.000,00 Baixa Horário comercial 6 meses

Alta

Fornecedor B

R$ 600.000,00 Alta 24/7 5 meses

Baixa

Fornecedor C R$ 560.000,00 Média 24/7 9 meses

Média

 

Elaboração de desenho de solução aderente e Proof of Value (POV)

Etapa envolve a criação de documentação detalhada, cotejando os processos de negócio e como o software de gestão os suportará

Uma vez escolhido o fornecedor do ERP, antes de seguir com a contratação, é importante que sejam realizados o desenho de solução e a Proof of Value (Prova de valor – POV).

É no desenho de solução que o fornecedor de software de gestão demonstra detalhadamente como o sistema será configurado e personalizado para atender aos requisitos específicos identificados durante o levantamento das necessidades. Esta etapa envolve a criação de documentação detalhada, cotejando os processos de negócio e como o ERP os suportará.

No desenho de solução, a fornecedora do ERP especificará os módulos, funcionalidades e integrações que serão necessárias para atender à contratante. Isso é importante para que a fornecedora, identificando lacunas entre as funcionalidades padrão do ERP e os requisitos da empresa, indique eventuais customizações que serão necessárias.

Por sua vez, por meio da POV, a fornecedora do ERP coloca para teste a aderência do sistema aos processos da empresa e às possíveis melhorias em eficiência operacional e redução de custos. Isso é importante para que se entenda o retorno de investimento, ajudando na precificação do que será contratado.

  • Levantamento dos Requisitos
  • Elaboração do Desenho de Solução
  • Apresentação da Prova de Valor (POV)
  • Revisão e Ajustes
  • Formalização do Contrato
  • Implantação e Suporte

Esse momento é crucial para a gestão de expectativas. Com a solução “desenhada” e testada antes da celebração do contrato, a empresa fica mais segura quanto ao que receberá ao final da implantação, bem como numa posição mais forte para negociar prazos de entrega, garantias, suporte pós-implantação, entre outros aspectos críticos do contrato.

Um planejamento adequado, aliado ao domínio técnico e ao acompanhamento de um profissional especializado, faz toda a diferença entre as chances de sucesso de um projeto e a ocorrência de problemas significativos.

Saiba mais sobre o passo a passo para aumentar as chances de sucesso do projeto de implantação de um ERP no guia prático e estratégico elaborado por nossos advogados.

Implantação de ERP

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