Implantação de um ERP: assessoria jurídica é fundamental durante todo o processo
Desde a fase inicial da implantação — etapa que tem início bem antes da celebração do contrato —, é fundamental que empresas adotem determinadas precauções. A manutenção de registros atualizados e o acompanhamento de um profissional qualificado são fundamentais para aumentar as chances de sucesso da implantação.
I. Manutenção de registros, do início ao fim da implantação:
Como visto anteriormente, na contratação desse tipo de software, pressupõe-se que o contrato só poderá ser considerado cumprido com a entrega de um sistema em pleno funcionamento, que atenda às exigências específicas da operação da empresa e não com a mera instalação de um programa de computador.
Em razão disso, caso surjam disputas ou eventuais dúvidas a respeito do escopo do contrato, por exemplo, é muito importante que a empresa contratante de um ERP consiga demonstrar exatamente o que queria e o que lhe foi prometido quando resolveu adquirir o sistema pois, segundo dispõe o art. 113 do Código Civil, “os negócios jurídicos devem ser interpretados conforme a boa-fé e os usos do lugar de sua celebração”.
Art. 113. Os negócios jurídicos devem ser interpretados conforme a boa-fé e os usos do lugar de sua celebração.
Isto é, havendo dúvidas se determinada funcionalidade estaria compreendida no escopo de um contrato, além dos termos e das cláusulas estabelecidas entre as partes, a questão pode ser esclarecida pelo entendimento do que foi indicado no levantamento das necessidades do negócio e contemplado no desenho de solução.
Algumas boas práticas para esses registros incluem fazer atas de reuniões, evitar conversas informais sobre assuntos relevantes no WhatsApp e formalizar por e-mail tudo o que for combinado, discutido, tratado.
Toda essa documentação serve não só para manter o processo de implantação organizado (pois eventuais novas pessoas que venham a integrar a empresa poderão se inteirar precisamente sobre ele), mas também como eventual prova em uma ação judicial.
Registrar as tratativas do início ao fim da implantação garante clareza e evita mal-entendidos.
II. Acompanhamento em todas as fases da implantação de ERP por um advogado experiente no assunto:
A atuação de um advogado na implantação de um ERP não se limita apenas à redação e revisão do contrato. Existem peculiaridades que apenas um profissional com experiência no setor consegue endereçar adequadamente no âmbito da contratação de um ERP:
Negociação de condições contratuais:
Com base na experiência em casos passados, um advogado pode ajudar não só na revisão de um contrato, mas também a encontrar pontos que possam ser utilizados pela empresa na negociação de condições comerciais mais favoráveis.
Resolução de incidentes:
Mesmo com todas as etapas destinadas à mitigação de quaisquer problemas na implantação, ainda assim podem surgir desentendimentos com a fornecedora ou com a implantadora do ERP, decorrentes de entregas insatisfatórias ou descumprimentos de cronogramas, por exemplo.
Contar com um advogado que consiga endereçar rapidamente soluções para essas questões é essencial para que os problemas sejam resolvidos antes de eventualmente começarem a se acumular, potencializando prejuízos e despesas da contratante.
Conhecimento sobre o histórico de litígios das empresas que oferecem o ERP:
Como mencionado anteriormente, não são raras as disputas judiciais envolvendo a implantação de ERP, de maneira que muitas são decorrentes de algumas práticas indesejáveis de fornecedores.
Um advogado experiente no assunto pode auxiliar o contratante de um ERP a compreender melhor o histórico de litígios das empresas de quem está adquirindo o software, verificando como elas se comportam em discussões judiciais a respeito do cumprimento de seus contratos.
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